Leitfaden zur Sicherheit bei Veranstaltungen

Um die nötige Sicherheit bei Veranstaltungen zu gewährleisten sind zahlreiche Maßnahmen zu ergreifen. Dabei steht aber nicht nur das Wohlergehen der BesucherInnen im Vordergrund. Ebenso müssen ausreichende Sicherheitsvorkehrungen für MitarbeiterInnen und Angestellte getroffen werden.

Die Ausarbeitung eines Sicherheitskonzepts umfasst neben organisatorischen Aspekten auch Infrastruktur und bauliche Gegebenheiten sowie zivil- und strafrechtliche Themen und Versicherungsschutz. Was Sie dabei beachten sollten, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Einflussbereich und Rahmenbedingungen der Veranstaltung

Jede Veranstaltung wirkt über den Einflussbereich der Veranstaltungsstätte hinaus. Dieser kann sich von wenigen Metern außerhalb der Veranstaltungsstätte bis hin zu überregionalen Beeinflussungen des öffentlichen Raumes erstrecken. Der Veranstalter muss daher im Vorfeld klären, wie weit der Wirkungsbereich seiner Veranstaltung reicht, um zwischen Sicherheitskonzept und Verkehrskonzept unterscheiden zu können. Das Verkehrskonzept kann dabei als Anlage Teil des Sicherheitskonzeptes werden.

Weiters sind die Rahmenbedingungen der Veranstaltung für die Erstellung des Sicherheitskonzepts von wesentlicher Bedeutung. Denn nicht nur die Art der Veranstaltung (groß oder klein, Indoor oder Outdoor, etc.), sondern auch das erwartete Besucherverhalten, die für die BesucherInnen interessanten „Begehrlichkeiten“ sowie die örtlichen Rahmenbedingungen stellen die Grundlage des Sicherheitskonzeptes dar. Diese sollten anhand folgender Punkte möglichst genau dargestellt werden.

Wie erfolgt die Darbietung (Programmbeschreibung)?
Wo findet die Veranstaltung statt (bauliche Gegebenheiten)?
Wann findet die Veranstaltung statt (Datum, Uhrzeit)?
Wie lange dauert die Veranstaltung (zeitlicher Ablauf)?
Welche BesucherInnen werden erwartet (friedlich, ruhig, aggressiv)?
Wie reisen die BesucherInnen an (Verkehrslenkung)?
Wie werden die BesucherInnen in die Veranstaltung einbezogen (Aktion/Reaktion)?
Welche Erwartungen haben die BesucherInnen (Definition der Begehrlichkeiten)?

BesucherInnen möchten zum Beispiel eine gute Sicht auf die Szenenfläche haben, vor Umwelteinflüssen geschützt sein oder den/die KünstlerIn möglichst nahe erleben. In Bereichen, wo dies nicht gegeben ist, halten sie sich auch nicht auf. Daher kann die Führung der BesucherInnen aktiv durch Attraktionen (Begehrlichkeiten) gesteuert werden.

Leitung und Verantwortung

Neben der Klärung und Abgrenzung der Verantwortlichkeiten zwischen dem Betreiber der Veranstaltungsstätte und dem Veranstalter, muss die Erreichbarkeit und Anwesenheit aller Mitwirkenden sichergestellt werden. Es sollte daher eine Liste erstellt werden, die Name, Kontaktdaten (Telefon, Funk, E-Mail), Funktion (Technik, Ordnungsdienst, Service, Sicherheits- und Krisenstab, …), Vertretungsregelung sowie Anwesenheitszeiten enthält.

Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Hinblick auf die Sicherheit bei Veranstaltungen übernehmen Sicherheits- und Krisenstab sowie Ordnungsdienst, deren Verantwortungsbereiche nachfolgend kurz umrissen werden:

# Sicherheits- und Krisenstab

Der Sicherheits- und Krisenstab ist für Koordination und Kommunikation während der Veranstaltung verantwortlich. Seine Aufgaben lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Informationsaustausch/-abgleich zwischen den Beteiligten unmittelbar im Vorfeld der Veranstaltung mit der sog. „kalten Lagebesprechung“
Koordination aller internen und externen Maßnahmen ab Veranstaltungsbeginn, einschließlich der Maßnahmen im Krisenfall (z.B. bei einem Störungsszenario innerhalb des Sicherheitskonzeptes)
Information der BesucherInnen, Mitwirkenden und Sicherheits- und Fachbehörden (allgemein und im Krisenfall)

# Ordnungsdienst

Der Zuständigkeitsbereich des Ordnungsdienstes bzw. der Security umfasst Kontroll- und Sicherungsfunktionen. Sobald ernsthafte Störungen auftreten, bei denen unmittelbarer Zwang gegen Personen anzuwenden ist, ist dies ausschließlich Aufgabe der Polizei. Die Verantwortlichkeiten des Ordnungsdienstes beschränken sich daher auf folgende Punkte:

Kontrolle im Ein- und Auslassbereich
Leitung zu den Besucherblöcken
Sicherstellung der maximalen Besucherzahlen
Einhaltung der genehmigten Anordnung der Besucherplätze und Hausordnung
Erste Hilfe
Durchsetzung von Verboten (Rauchen, Feuer, Pyrotechnik)
Sicherung von Produktionsbereichen bei Events
Parkplatzmanagement
Durchführung einer geordneten Evakuierung und Öffnung der Notausgänge
Sicherheitsdurchsagen nach Abstimmung mit dem Veranstalter

Sicherheit bei Veranstaltungen mit Hilfe des Ordnungsdienstes

Infrastruktur und bauliche Gegebenheiten

Im Rahmen des Sicherheitskonzeptes muss sichergestellt werden, dass Infrastruktur und bauliche Gegebenheiten eine sichere Durchführung der Veranstaltung ermöglichen. Dies umfasst Wege, bauliche Anlagen, technische Einrichtungen sowie Räumlichkeiten:

Festlegung der Besucherkapazität (max. Besucherzahl entsprechend der Flächennutzung, Kapazität von Parkplätzen, Bestuhlungspläne, etc.)

Lage, Zustand und Kennzeichnung von Verkehrswegen (An- und Abreise), Fluchtwegen, Notausgängen, Flächen für Polizei, Feuerwehr, Rettung, Sanitätsdienst sowie die Kennzeichnung von Gefahrenstellen

Sichere Wegführung in der Veranstaltungsstätte (Steuerung der BesucherInnen durch Attraktion, Flächennutzung z.B. BesucherInnen, Mitwirkende, Stellflächen, Aufstellflächen, Bewegungsflächen)

Verfügbarkeit und Eignung von Lager-, Maschinen- und Nebenräumen, Sanitärräumen (Umkleide-, Wasch- und Toilettenräume), Pausen- und Bereitschaftsräumen sowie Stellplätzen für Fahrzeuge

Sicherheit der technischen Einrichtungen: Veranstaltungstechnik (Licht, Ton, Video, Energieversorgung), Catering Sicherheitseinrichtungen, Sicherheitstechnik (Beleuchtung, Beschallung, Durchsage- und Alarmierungseinrichtungen), Brandschutztechnik (Feuerlöscher, Entrauchung, Sprinkler)

Konstruktion und Festigkeit der baulichen Anlagen auf dem Veranstaltungsgelände (Veranstaltungsstätte, Betriebsstätten, fliegende temporäre Bauten wie Tribünen, Zelte, Fahrgeschäfte, Sonderbauten, Infrastruktur wie Zäune, Zu- & Abwasser, Müllentsorgung)

Konstruktion und Festigkeit der baulichen Einrichtungen außerhalb des Veranstaltungsgeländes (Straßensperren & Halteverbote, Orientierung, sonstige Aufbauten und Einrichtungen, Nutzung der öffentlichen Infrastruktur)

Bauliche Einrichtungen gegen Absturz und herabfallende Gegenstände

Barrierefreie Zugänge

Sicherheit bei Veranstaltungen durch Notausgänge und Flächen für Rettung, Feuerwehr und Polizei

Maßnahmen zur Risikominimierung während der Veranstaltung

Um die Sicherheit bei Veranstaltungen zu gewährleisten, müssen in einer umfassenden Analyse alle potenziellen Risiken erfasst und bewertet werden. Darauf aufbauend können dann entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung ergriffen werden.

1. Risikoidentifikation

Bei der Risikoanalyse von Veranstaltungen stellt vor allem die Doppelfunktion der BesucherInnen eine große Herausforderung dar. Diese müssen zum einen geschützt werden, sind aber gleichzeitig eine potentielle Gefahrenquelle durch ihr unvorhersehbares und nur bedingt steuerbares Verhalten. In die Analyse sollten auch Risiken, die von außen einwirken sowie technische Risiken einbezogen werden.

Störung durch Zuschauerverhalten: Besucherdruck, Überfüllung, Gedränge, Werfen von Gegenständen, Überklettern von Absperrungen, Vandalismus, Pyrotechnik, Glasbruch, sicherheitsrelevante Personengruppen.
Technische Störungen: Stromausfall, defekte sicherheitstechnische Einrichtung, Einsturz von Bauteilen, Ausfall einer besucherrelevanten Infrastruktur Brand, Explosion, Gas, sonstige technische Störung.
Sanitäts- und rettungsdienstliche Ereignisse: Verletzungen, Drogen & Alkohol, Erkrankungen, Such- und Vermisstenmeldungen, MANV.
Wetter: Sturm, Hagel/Starkregen, Gewitter, Hochwasser, Hitze, Kälte
Verkehrswege: Ausfall von Verkehrswegen, Ausfall/Stau Individualverkehr
Bedrohung von außen: z.B. Bombendrohung

Das Sicherheitskonzept steht und fällt mit der Risikoanalyse, die daher mit entsprechender Sorgfalt durchgeführt werden sollte. Dann jedes unerkannte Risiko erhöht das Restrisiko!

2. Risikobewertung – wie sicher ist sicher genug?

Risiken, die erkannt und analysiert wurden, werden in einem weiteren Schritt hinsichtlich ihres Potenzials zur Gefährdung der Schutzziele beurteilt. Zu den Schutzzielen gehören:

Schutz von Leben und Gesundheit: BesucherInnen, Personenschutz der mitwirkenden KünstlerInnen, MitarbeiterInnen, AnrainerInnen
Schutz von Sachwerten: Infrastrukturen, Bestand/Denkmäler, Bauwerke, technische Anlagen auf dem Veranstaltungsgelände und der Umgebung
Umweltschutz: Wasser, Boden, Luft, Emissionen

Im Sicherheitskonzept muss der Nachweis erbracht werden, dass die Schutzziele erreicht werden. Ebenso muss eine Beschreibung der notwendigen Maßnahmen enthalten sein.

3. Maßnahmen zur Risikoreduktion

Maßnahmen, die absolute Sicherheit garantieren, gibt es nicht. Der Eintritt eines Schadens bei der Durchführung von Veranstaltungen kann nie mit letzter Sicherheit ausgeschlossen werden. Es geht daher darum, durch entsprechende Maßnahmen inakzeptable Risiken auf ein akzeptables Niveau zu senken. Dabei kann sowohl die Häufigkeit, wie auch das mögliche Ausmaß eines Risikos reduziert werden. Grundsätzlich unterscheidet man:

Prävention: Maßnahmen zur Verhinderung von Ereignissen (einschließlich Panikprävention)
Reaktion: Maßnahmen zur Begrenzung der Auswirkung

Geeignete Maßnahmen leiten sich aus der Definition von Auslösekriterien ab. Darauf aufbauend erfolgt die konkrete Planung und Umsetzung der Maßnahmen. In Hinblick auf die Begrenzung von Auswirkungen im Ereignisfall sind zusätzlich die Auslösekriterien für den Krisenstab sowie eine Schnittstelle zur externen behördlichen Alarm- und Gefahrenabwehrplanung festzulegen.

Risikoanalyse zur Sicherheit bei Veranstaltungen

Rechtliche Aspekte zur Sicherheit bei Veranstaltungen

Die professionelle Durchführung von Veranstaltungen ist komplex und macht daher eine Reihe von Vorprüfungen im Rahmen des Veranstaltungsgesetzes erforderlich. Sämtliche Beteiligte sollten sich vor einer Veranstaltung Gedanken über mögliche Schadensfälle, Risiken, Haftungsfragen und vor allem auch über die Gefahren- und Haftungsabwehr machen. Grundsätzlich sind folgende Rechtsgebiete für Veranstaltungen relevant:

Öffentliches Recht: Veranstaltungsgesetz, Naturschutzgesetz, Jugendschutzgesetz, Gewerbeordnung, steuerrechtliche Vorschriften (UStG, EStG, Vergnügungssteuergesetz, Kriegsopfer-/Behindertenabgabe, Werbeabgabe, AKM / Urheberrechtsgesetz)
Privatrechtliche Bestimmungen: Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (ABGB), einschlägige Haftpflichtgesetze, Sorgfaltspflichten, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen (veranstalterinterne Rechtsfragen wie z.B. Vereinsrecht, Veranstalter – Vertragspartner, zivilrechtliche Haftung gegenüber BesucherInnen)
Verwaltungs- und gerichtliches Strafrecht: Strafgesetzbuch und Nebengesetze, Verwaltungsstrafrecht

Generell werden Veranstaltern aus rechtlicher Sicht nachfolgende Punkte für die Sicherheit von Veranstaltungen empfohlen:

Abschluss Veranstalterhaftpflichtversicherung
Prinzip der größten Vorsicht (Beiziehung von ExpertInnen)
Professionelle Vorgangsweise im Schadensfall
Fremdübliche Prüfung durch Veranstaltungsbehörde
Mut zur Untersagung, Abbruch

Weiterführende Informationen zu Haftungsfallen für Vereinsfunktionäre, strafrechtlichen Aspekten für Veranstalter oder die richtige Vorgangsweise im Schadensfall finden Sie in Zivil- und strafrechtliche Aspekte bei Veranstaltungen, erstellt von Rechtsanwalt Matthias Kapferer, zu dessen Kernkompetenzen die zivil- und strafrechtlichen Aspekte von (Groß-) Veranstaltungen zählen.

Versicherungen für Veranstaltungen im Überblick

Der Veranstalter trägt die Verantwortung dafür, dass MitarbeiterInnen, BesucherInnen und Ausrüstung geschützt sind und muss im Ernstfall für entstandene Schäden aufkommen. Hinzu kommen unvorhergesehene Ereignisse oder Wetterverhältnisse, die massive Einnahmen- bzw. Vermögensverlusten des Veranstalters nach sich ziehen können. Jeder Veranstalter sollte sich daher entsprechend absichern, um dieses finanzielle Risiko auf ein Minimum zu reduzieren.

1. Veranstalterhaftpflichtversicherung

Der Veranstalter haftet für alle Schäden, die BesucherInnen aus dem Verschulden des Veranstalters und seiner MitarbeiterInnen oder Hilfskräfte geschehen. Wenn beispielsweise ein Veranstaltungsbesucher aufgrund eines schlecht verlegten Kabels stolpert und sich schwer verletzt, treffen den Veranstalter Schadenersatzforderungen für Behandlungskosten, Verdienstentgang und Schmerzensgeld.

Ohne Versicherungsschutz kann das weitreichende finanzielle Folgen haben. Deshalb sollte jeder, der eine Veranstaltung durchführt, eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung abschließen. Grundsätzlich übernimmt der Versicherer im Versicherungsfall folgende Kosten:

Schadenersatzverpflichtungen des Veranstalters bei Personenschäden, Sachschäden oder abgeleiteten Vermögensschäden
Kosten der Feststellung und der Abwehr bei ungerechtfertigt behaupteten Schadenersatzforderungen eines Dritten

Achtung: Wird die Veranstaltung von einem Verein organisiert, ist zu beachten, dass der Versicherungsschutz der privaten Haftplichtversicherung von Vereinsmitgliedern nicht mehr gegeben ist, sobald die (ehrenamtliche) Vereinstätigkeit in eine berufliche, betriebliche, gewerbsmäßige ausgedehnt wird.

2. Sachversicherung

Je nach Veranstaltung kann es sinnvoll sein, zusätzlich Sachversicherungen abzuschließen, zum Beispiel:

Feuerversicherung
Naturgefahrenversicherung
Betriebsunterbrechungsversicherung
Einbruchdiebstahl- und Beraubungsversicherung
Leitungswasserversicherung
Sturmversicherung
Elektronikversicherung
Maschinenversicherung
Kühlgutversicherung

3. Unfallversicherung für HelferInnen

Arbeitsunfälle sind durch eine gesetzliche Grundversorgung gedeckt, für Freizeitunfälle gilt dies jedoch nicht. Es ist daher empfehlenswert, eine Unfallversicherung für HelferInnen abzuschließen, da diese während der Veranstaltung häufig voll eingebunden sind. Das betrifft ehrenamtliche MitarbeiterInnen, Funktionäre und Mitglieder von Vereinen (wie z.B. Feuerwehr, Musikkapelle, Gemeindefunktionäre usw.) sowie professionelle und bezahlte HelferInnen. Die Unfallversicherung lässt sich kurzfristig und für einen definierten Zeitraum abschließen. Wenn ein Helfer sich beispielsweise beim Aufbau eines Zeltes verletzt und behandelt werden muss, trägt die Unfallversicherung die Behandlungskosten.

4. Ausfallversicherung

Diese Versicherung wird wirksam, wenn der Veranstalter aufgrund eines unvorhergesehenen Ereignisses die Veranstaltung absagen oder abbrechen muss. Das kann zum Beispiel die plötzliche Erkrankung des Künstlers sein oder ein regionaler Stromausfall, der die Veranstaltung undurchführbar macht.

5. Wetterversicherung

Durch widrige Witterungsumstände (Hagel, Regen, Sturm, ungewöhnliche Kälte oder Hitze, zu wenig oder zu viel Schnee, Nebel) können dem Veranstalter Vermögensschäden entstehen. Muss also etwa wegen Dauerregen eine Veranstaltung abgesagt, abgebrochen, unterbrochen, verlegt, verschoben oder in der Durchführung geändert werden, ersetzt die Wetterversicherung den dadurch entstandenen Vermögensschaden.

Fazit: Sicherheit bei Veranstaltungen

Um die Sicherheit bei Veranstaltungen zu gewährleisten, sollten im Sicherheitskonzept Maßnahmen mit detaillierten Zahlen, Zeiten und Verantwortlichkeiten enthalten sein. Ebenso müssen im Vorfeld mögliche Gefährdungen beurteilt und durch entsprechende Gegenmaßnahmen im Sicherheitskonzept adressiert werden. Denn maximale Sicherheit ist das Ergebnis von detaillierter Planung. Für die Klärung rechtlicher Rahmenbedingungen sowie Versicherungsthemen empfiehlt es sich, ExpertInnen zu Rate zu ziehen.