Event-Guide: 8 Tipps für gelungene Veranstaltungen

Im Sommer haben die Outdoor-Events wieder Saison – und zugleich geht es schon in die Planung für die nächsten Attraktionen im Herbst und Winter. Wir haben mit den Stadtmarketings von Ried im Innkreis, Perg, Villach und Klosterneuburg darüber gesprochen, worauf es bei der Eventorganisation in Städten ankommt.

1. Das passende Event wählen

Die Organisation von Events ist immer aufwändig und kostet Geld. Darum ist es entscheidend, Veranstaltungen nicht nur für den Unterhaltungsfaktor abzuhalten, sondern mit dem Ziel, Mehrwert für die Stadt zu bringen. „Weniger ist mehr“, bringt es Roland Murauer vom Citymarketing Ried im Innkreis auf den Punkt, „Veranstaltungen, die nur nach der ‚Brot & Spiele‘-Mentalität abgehalten werden, sind gerade für kleine Städte zu teuer und bringen wenig Nutzen.“

Insbesondere von Festen, die in Zusammenarbeit mit großen Marken aus der Industrie oder von externen Eventanbietern nach dem immer gleichen Schema angeboten werden, rät Murauer dringend ab. „Dort lauern viele versteckte Kosten, zudem liegt die gesamte Haftung am Ende bei der Stadt.“

Erfolgsversprechend sind hingegen Veranstaltungen, die:

• das Image der Stadt fördern
• den Unternehmern Mehrwert bieten
• den Tourismus ankurbeln und Nächtigungen bringen

Murauer führt in Ried im Innkreis zum Beispiel jährlich eine Harley Davidson Charity Tour durch: Dabei profitiere die lokale Wirtschaft zwar relativ wenig, umso mehr dafür das Image der Stadt und die Hotellerie, erklärt Murauer die Strategie: „Wir können damit etwa 300 Nächtigungen generieren.“

Ein Frequenzbringer für den Handel sind klassische Shoppingnights oder Aktionen rund um den 8. Dezember. Murauer: „In Ried haben wir als Gegenpol zum 8. Dezember unsere Geschäfte am 7. Dezember abends länger geöffnet.“

Das komme gerade bei jenen gut an, die für den 8. Dezember auf der Durchfahrt in umliegende größere Städte zum Shoppen sind!

2. Klare Positionierung

Hat man sich für ein Event entschieden, ist dabei eine klare Positionierung für den Erfolg entscheidend. Murauer: „In der Region des Gardasees wird zum Beispiel ein eigenes Tortellinifest gefeiert, bei unserer ‚Feinschmeckerei‘ bieten wir auf unserem Roßmarkt jeden Samstag bis zu zehn zusätzliche Marktstände an, die nach einem bestimmten Motto für die Marktbesucher kochen.“ Kulinarik komme immer gut an, so Roland Murauer.

Die Stadt Villach etwa verzeichnet mit einem Blumenmarkt oder einem Festival für Straßenkünstler, bei dem sich 36 Straßenkünstler in der Innenstadt präsentieren, großen Erfolg.

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3. Technik abklären

Ein weitere Punkt ist die Frage, ob die technischen Ressourcen für die Art der Veranstaltung ausreichend sind oder ob es weitere externe Eventveranstalter braucht. „Ich sehe die Entwicklung dahingehend, die technische Umsetzung nicht mehr in fremde Hände zu legen, sondern sie selbst abzuwickeln“, sagt Murauer. Vorteil: Das Prozedere lässt sich auf diese Weise besser kontrollieren. Das ist günstig, da man als Stadt die Endverantwortung hat!

Günter Kowatschek vom Stadtmarketing Perg hat einen wichtigen Tipp: „Gleichen Sie unbedingt die technischen Wünsche von Musikbands mit den finanziellen Möglichkeiten ab, damit es vor Ort keine bösen Überraschungen gibt.“ Bei Strom- und Wasseranschlüssen sollte erfahrungsgemäß ausreichend zeitlicher Spielraum eingeplant werden, da es in diesem Bereich immer wieder zu unvorhergesehenen Hürden komme.

4. Securitykosten & Auflagen checken

Durch neuere Entwicklungen und Vorfälle wurden die Sicherheitsbestimmungen für Veranstaltungen von den Behörden in den letzten Jahren verschärft. Das gilt Insbesondere für Anti-Terror-Maßnahmen sowie für Vorkehrungen bei wetterbedingten Gefahrensituationen. Auch die Bereitstellung von Strom ist in diesem Zusammenhang ein wichtiges Thema. Hinsichtlich der Sicherheit ist auch wichtig, die bestehenden Versicherungen laufend zu überprüfen und zu klären, ob im Bedarfsfall genügend Deckung vorhanden ist. Murauer: „Viele Städte unterschätzen diesen Punkt und können im Ernstfall auf keine ausreichende Deckung zurückgreifen.“

Mag.^a Sandra Staber-Gajsek, Eventmanagerin beim Stadtmarketing Villach, rät dringend dazu, alle behördlichen Auflagen auch tatsächlich zu erfüllen: „Damit man im Fall des Falles abgesichert ist.“ Günter Kowatschek setzt auch auf sattelfeste Verträge mit den Partnern: „Wir informieren Aussteller/Teilnehmer über Sicherheitsbestimmungen und verpflichten diese vertraglich, sich an die gesetzlichen Bedingungen zu halten. Dabei müssen sie uns im gegenteiligen Fall schad- und klaglos halten.“

Nicola Askapa vom Stadtmarketing Klosterneuburg: „Die Stadtgemeinde Klosterneuburg hat eine Veranstalterhaftpflichtversicherung. Für teilnehmende Betriebe, die Haftpflichtversicherungen benötigen, werden diese überprüft. Erforderliche technische Gutachten und Prüfungen müssen bei uns unbedingt vorgelegt werden.“

Und: Erstellen Sie auch einen Sicherheitsplan, in dem alle Eventualitäten erläutert und Lösungsszenarien in genauen Schritten beschrieben sind!

5. Verkehrsmanagement

Wenn Teile der Innenstadt für den Aufbau bzw. die Veranstaltung selbst gesperrt werden sollen, ist ein gutes Verkehrsmanagement gefragt. Straßensperren alleine reichen dafür nicht. „Diese sorgen im Nachhinein oft für böses Blut“, sagt Murauer. Achten Sie auch darauf, die entsprechenden Verkehrsmaßnahmen rechtzeitig anzumelden.

6. Anrainer-Information

Gute Kommunikation im Vorfeld ist wichtig – und am besten nicht nur mit einem schnellen Mail. Die Stadt Villach hat für ihre Unternehmen eine eigene Kommunikationsplattform eingerichtet, in der alle Termine für geplante Veranstaltungen frühzeitig aufgelistet sind. „Somit gibt es keine Überraschungen, und die Betriebe können sich z.B. hinsichtlich der Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter rechtzeitig organisieren und sich selbst in den Event einbringen.“

7. Müll-Management

Die Organisation des Mülls und die anschließende Reinigung der Plätze sind ebenfalls ein wichtiger Planungs-Punkt. Gerhard Angerer, Geschäftsführer des Stadtmarketings Villach, verrät ein simples Erfolgsrezept, damit der große Tag „sauber“ über die Bühne geht: „Stellen Sie genügend Mülleimer auf!“ Diese sollten gut sichtbar platziert sein und nicht versteckt in den letzten Ecken ihr Dasein fristen. Mehrwegbecher mit Pfandeinsatz sorgen auch dafür, dass der Abfall überschaubar bleibt.

Pluspunkte lukriert die Stadt auch, wenn die Reinigung nach dem Event schnell vonstatten geht. „Dafür darf man sich dann schon über die eine oder andere positive Rückmeldung seitens der Bürger freuen“, berichtet Angerer.

8. Marketing

Gutes Marketing im Vorfeld bringt die Besucherzahlen auf die gewünschte Größe. Sandra Staber setzt bei den Villach-Events auf einen guten Mix aus mehreren Kanälen: „Wir durchmischen klassische Werbung in Print und Radio mit Pressearbeit und Social Media Kampagnen“, sagt die Eventmanagerin, „Ein breiter Mix ist der beste Garant dafür, viel Aufmerksamkeit zu wecken.“ Auf den Social Media Channels ist man durchwegs kreativ: „Wir haben zum Beispiel schon während den Shoppingnights Schnitzeljagden über Facebook gepostet. Dabei waren Fragen an die Besucher, in welchen Shops bestimmte Produkte zu finden sind.“ Auch Shopping-Stories von Influencern konnten Reichweiten erzielen!

Fazit:

Veranstaltungen sind ein ausgezeichneter Frequenzbringer für die Innenstadt. Entscheidend ist, dass das Event zur Stadt passt. Dabei gilt: Weniger ist mehr! Achten Sie auch sorgfältige Planung im Voraus und sichern Sie sich behördlich und vertraglich – mit Versicherungen und mit Partnern – ausreichend bei der Haftung ab.