New Work: Trends in der Arbeitswelt & in Kommunen

14.01.2020
Wirtschaft

New Work beschäftigt sich mit der Zukunft der Arbeit. Angetrieben durch Globalisierung, Digitalisierung, demografische Veränderungen und Wertewandel in der Gesellschaft geschieht derzeit eine starke Transformation der Arbeitswelt, die neue Arbeitsformen hervorbringt.

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New Work beschäftigt sich mit der Zukunft der Arbeit. Angetrieben durch Globalisierung, Digitalisierung, demografische Veränderungen und Wertewandel in der Gesellschaft geschieht derzeit eine starke Transformation der Arbeitswelt, die neue Arbeitsformen hervorbringt.

Welche Trends die Arbeitswelt von morgen bestimmen werden und warum New Work auch für Kommunalverwaltungen von Bedeutung ist, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was ist New Work?

Der Begriff geht zurück auf den Philosophen Frithjof Bergmann, der New Work als Alternative zum vorherrschenden Lohnarbeitssystem beschreibt. Anstelle der einfachen Lohnarbeit des Kapitalismus stellt er mit seinen zentralen Werten „Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft“ die Entfaltung der eigenen Persönlichkeit und Kreativität in den Vordergrund.

Heute wird der Begriff New Work deutlich weiter gefasst und steht synonym für innovative Ansätze der Arbeitsgestaltung. Dabei geht es nicht nur um moderne Veränderungen an Arbeitsplätzen, sondern auch um eine neue Einstellung in der Arbeitswelt, die sich mehr auf Mitarbeiter und deren Bedürfnisse konzentriert (Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben, Sinnstiftung von Arbeit).

Ein anderer in der öffentlichen Diskussion verwendeter Begriff für New Work ist der eher technische Begriff „Arbeit 4.0.“.

Trends in der Arbeitswelt

Bei der Realisierung bzw. Implementierung neuer Arbeitsformen spielt die digitale Transformation eine wesentliche Rolle. Sie fungiert einerseits als Ermöglicher (z. B. durch zunehmend digitale Arbeitsprozesse) gleichzeitig aber auch als Beschleuniger (z. B. durch das Einfordern agiler Arbeitsprinzipien).

1. Hohes Maß an Virtualisierung von Arbeitsmitteln

Ohne eine effektive Nutzung der modernen Informations- und Kommunikationstechnik ist ein konkurrenzfähiges Arbeiten heute kaum noch möglich.  So steigern zum Beispiel digitale Kollaborations-Tools sowie Virtual und Augmented Reality-Anwendungen erheblich die Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Teams.

Zudem eröffnen sie neue Möglichkeiten, externe Dienstleister, Geschäftspartner oder Kunden in Projekte und Vorhaben einzubinden. Auch Mitarbeiter erwarten zunehmend moderne Arbeitsmittel, denn sie sind heute weitgehend „digital natives“.

2. Flexibilisierung

Bereits heute arbeiten in vielen Unternehmen Mitarbeiter zeitlich und räumlich flexibel. In Zukunft werden Formen von New Work, wie Coworking-Spaces oder das Homeoffice, verstärkt Verbreitung finden. Neue digitale Technologien verstärken diesen Trend.

Dass mobiles Arbeiten bei Mitarbeitern grundsätzlich einen hohen Stellenwert hat,  verdeutlicht eine aktuelle Studie der IMC FH Krems: Bereits 75 Prozent aller Jobsuchenden filtern Unternehmen nach flexiblen Arbeitsweisen und 72 Prozent der Beschäftigten würden eine Gehaltserhöhung gegen die Einführung mobiler Arbeitsweisen tauschen.

3. Projektbasierte Arbeitsformen und Agilität

Die digitale Transformation verändert nicht nur das Wann und Wo der Arbeit. Auch der Modus der Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden ändert sich und wird flexibler. Projekte werden zu Lasten der klassischen Linienorganisation zunehmend von interdisziplinären Teams abgewickelt. Zudem werden auch Arbeitsverhältnisse durch Freelancer, Internships und Job Hopping flexibler.

Viele Unternehmen forcieren daher agile Arbeitsweisen. Agilität ist in diesem Zusammenhang als Fähigkeit von Teams und Organisationen zu verstehen, in einem unsicheren, sich verändernden und dynamischen Umfeld flexibel, anpassungsfähig und schnell zu agieren. Bekannte Methoden wie SCRUM und Design Thinking unterstützen agile Arbeitsweisen.

Agiles Arbeiten will allerdings gelernt sein: Es erfordert eine entsprechende Anpassung der Unternehmenskultur! Auch ist nicht jeder Mitarbeiter dafür geeignet, sich an ständig verändernde Rahmenbedingungen und neue Teams anzupassen. Ebenso eignen sich nicht alle Projekte für agile Methoden.

Best Practice Beispiel: Living Lab Ludwigsburg

Ein Beispiel wie Agilität auch in der öffentlichen Verwaltung umgesetzt werden kann, beschreibt das Fraunhofer-Institut in seiner Studie „New Work – Best Practices und Zukunfsmodelle“. In einer ausführlichen Fallstudie wird hier die Arbeitsweise der 2015 gegründeten Geschäftsstelle „Living Lab“ der Stadt Ludwigsburg beleuchtet (ab Seite 60).

Im Innovationsnetzwerk „Living Lab“ arbeiten die Stadt Ludwigsburg, Partner aus Wirtschaft, Industrie und Forschungseinrichtungen projektbasiert, agil und gleichzeitig ergebnisbezogen zusammen. Zwischenschritte von den Mitarbeitern werden selbstverantwortlich und eigeninitiativ ausgeführt.

Dementsprechend erfordert das Handeln der Mitarbeiter ausgeprägte Netzwerk-Kommunikation innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Flexibilität im Denken und die Verknüpfung von singulären Lösungen zu einem neuen Gesamtkontext werden daher von den Mitarbeitern der Geschäftsstelle erwartet.

New Work: Vernetzte agile Zusammenarbeit im Innovationsnetzwerk Living Lab Stadt Ludwigsburg
Grafik: Vernetzte agile Zusammenarbeit im Innovationsnetzwerk Living Lab Stadt Ludwigsburg

4. Offenere Büroinfrastrukturen

Der Trend zu flexiblen Arbeitsweisen spiegelt sich auch in der Gestaltung der Büroinfrastruktur. Die Funktion des Bürodesigns wird zukünftig verstärkt darauf ausgerichtet sein, Kreativität und kollaborative Arbeitsbeziehungen zu fördern. Neben Großraumbüros und Coworking-Centers gehören dann flexible, multifunktionale Bereiche, Desk-Sharing, Freiflächen sowie Ruhe- und Kollaborationszonen zur Büroinfrastruktur.

Microsoft Österreich hat seinen Standort in Wien beispielsweise bereits mit mehr als 60 Meetingräumen ausgestattet, die jeweils unterschiedliche Funktionen besitzen. Um das Arbeiten in offenen Teams zu begünstigen, haben Mitarbeiter auch keinen fixen Arbeitsplatz mehr. Je nach Projekt arbeiten sie flexibel dort, wo es sinnvoll ist.

5. Wertewandel und verändertes Führungsverständnis

Trendbook von Xing: 64 Prozent der Befragten glauben, dass Unternehmensführung in 15 Jahren durch agilere Strukturen abgelöst wird.
Xing Studie „New Work Trendbook“

New Work steht auch für die veränderten Erwartungen der Mitarbeiter in Hinblick auf Beteiligung, Autonomie und Sinnstiftung durch die Arbeit. Als Konsequenz verändern sich Anforderungen an Führungskräfte und -systeme weg von Hierarchien hin zu einem coachenden, lateralen und unterstützenden Führungsverständnis.

Diesen Trend bestätigt auch eine Befragung von 164 Personalverantwortlichen aus dem XING-Netzwerk. 64 Prozent der Personaler gehen davon aus, dass die klassische Top-down-Unternehmensführung in 15 Jahren durch einen agileren Führungsstil abgelöst sein wird. Jedes siebte Unternehmen glaubt sogar, dass es bei ihm in 15 Jahren keine Hierarchien und Vorgesetzte mehr geben wird.

Anstattdessen werde ein transparentes Regelwerk die Verantwortung auf einzelne Funktionen aufteilen. Die Mitarbeiter werden hierbei selbst bestimmen, welche Rollen innerhalb der einzelnen Arbeitsbereiche zu besetzen sind. Die Entscheidungsfreiheit des einzelnen Mitarbeiters wird sich dadurch erhöhen.

6. Veränderung von Unternehmenskulturen

Neue Arbeitsweisen wie mobiles Arbeiten oder agile Projektteams erfordern einen Wandel der Unternehmenskultur. Je älter und größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger sind diese Veränderungen meist umsetzbar.

Führungskräfte sind diesbezüglich oft am meisten gefordert, weil neue Arbeitsformen eine Änderung im Führungsstil bewirken. Auch nehmen sie eine Schlüsselrolle ein, da die Einführung neuer Arbeitsmodelle und Agilität im Unternehmen nur dann funktionieren wird, wenn Führungskräfte diese Veränderungen auch mitragen.

Wichtige Faktoren im Veränderungsprozess sind zudem die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter (z.B. bei der Gestaltung eines neuen Büros) und Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aneignung der erforderlichen Kompetenzen. Schließlich ist auch die Entwicklung einer Fehlerkultur und die Festlegung klarer Spielregeln (für z.B. mobiles Arbeiten) essentiell.

New Work in der Kommunalverwaltung

Gerhard Scharmer, Amtsleiter vom Telfs mit rund 300 Mitarbeitern, hat in seinem Vortrag beim Kommunalwirtschaftsforum 2019 sehr klar verdeutlicht, warum New Work für Gemeinden ein wichtiges Thema ist.

Scharmer hat sich die Mühe gemacht, alle Aufgaben einer Gemeinde zusammenzuschreiben. Das Ergebnis waren zwischen 1.200 und 1.500 Aufgaben und Produkte, die jede Gemeinde Österreichs ständig auf Trab halten. Diese Bandbreite an Aufgaben lasse sich nur mit qualifizierten und motivierten Mitarbeitern bewältigen.

Durch die altersbedingten Veränderungen im Personalstamm der Gemeindeverwaltungen stehen derzeit viele Gemeinden vor der Herausforderung, neues qualifiziertes Personal zu finden und dieses längerfristig zu binden. Das wird aber nur funktionieren, wenn sich Gemeinden als attraktiver Arbeitgeber positionieren und sich an die veränderten Anforderungen und Werte der zukünftigen Mitarbeiter anpassen.

„Man muss in diesem Punkt einfach innovativ sein“, meint Gerhard Scharmer. Denn heute suche sich nicht der Arbeitgeber die Mitarbeiter aus, sondern künftige Mitarbeiter suchen sich aus, wo sie arbeiten wollen.

New Work und Mitarbeitermotivation

Entscheidend für den Erfolg einer Gemeinde – oder eines Unternehmens – ist also das Engagement der Mitarbeiter. Damit stellt sich die Frage, wie man eine Position in der Gemeinde für qualifizierte Mitarbeiter attraktiv macht bzw. Mitarbeiter motivieren kann.

Eine Antwort darauf liefert das Ergebnis einer repräsentativen Befragung des Digitalverband Bitkom zum Thema New Work (1.000 Berufstätige in Deutschland, 16 bis 65 Jahre):

  • 96% wollen ihre Arbeitszeit frei einteilen können.
  • 96% wünschen sich einen Arbeitgeber, der Werte vertritt, mit denen sie sich selbst identifizieren können.
  • 94% möchten einer sinnstiftenden Tätigkeit nachgehen.
  • 93% Prozent wünschen sich eine prinzipiell barrierefreie Kommunikation in flachen Hierarchien.
  • 82% wollen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
  • 58% wünscht sich die Umstellung von einer täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit.
  • 45% befürworten ein mögliches Recht auf Homeoffice
Was Berufstätige mit New Work und Arbeit 4.0 verbinden - Bitkom Studie

Sinnstiftung und Flexibilität

Die große Mehrheit der Arbeitnehmer steht demnach New Work-Konzepten und -Methoden sehr positiv gegenüber und wünscht sich neben sinnstiftender Tätigkeit vor allem flexible Arbeitslösungen sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Freizeit.

Das Home Office steht bei immerhin fast der Hälfte der Mitarbeiter hoch im Kurs und könnte in öffentlichen Verwaltungen ein Instrument sein, welches Gemeinden bei der Erfüllung ihrer Aufgabenbereiche durch qualifizierte, zufriedene Mitarbeiter unterstützt. Vertiefende Informationen zu diesem Themenbereich erhalten Sie in der Diplomarbeit „Homeoffice in der Kommunalverwaltung – Potenzialerhebung und Zukunftsperspektive für die OÖ Gemeinden“ von Juditz Schaufler.

Heute beginnen, um morgen gut aufgestellt zu sein

Interessante Einblicke zur Motivation von Mitarbeitern gibt auch die Deloitte-Studie „Voice of the Workforce in Europe Survey„, in der mehr als 15.000 Arbeitskräfte in zehn europäischen Ländern befragt wurden.

Die Studie beleuchtet, wie Unternehmen auf die Einstellungen und Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter eingehen können. Die Ergebnisse geben ein klares Bild davon, was Arbeitgeber heute tun und kommunizieren müssen, um auch in 15 Jahren noch engagierte Mitarbeiter zu haben.

Deloitte-Studie zum Thema New Work

Wandel erfordert neue Bildungsansätze

Der Wandel in der Arbeitswelt wird dazu führen, dass ein Großteil der heutigen Volksschüler in Berufen tätig sein wird, die wir heute noch gar nicht kennen. Insbesondere Jobs in der Produktion werden in Zukunft immer weniger werden, während personenbezogene Dienstleistungen in den Vordergrund treten und neue Berufe entstehen.

Dieser Umbruch zeichnet sich bereits ab. Laut der XING-Studie „Future of Work“ rechnet schon jedes dritte XING Mitglied (32 Prozent) damit, dass es seinen Job in der jetzigen Form in 15 jahren nicht mehr geben wird. 15 Prozent sind in Berufen tätig, die erst nach 2003 entstanden sind.

Um mit dieser Umstrukturierung der Arbeitswelt Schritt halten zu können, wird eine entsprechende Aus- und Fortbildung essentiell sein. Neben digitalen Kompetenzen werden in Zukunft vor allem soziale Fähigkeiten wie etwa Empathie und Kommunikationskompetenz  von Bedeutung sein.

Viele Kompetenzen, die im Zeitalter von New Work zentral sein werden, finden im heutigen Schulsystem allerdings kaum Berücksichtigung und werden noch nicht vermittelt. Anpassungen im Schul- und Ausbildungssystem sind daher unumgänglich, um Schüler für den Arbeitsmarkt von morgen fit zu machen.

Best Practice: Schule der Zukunft in Feldbach

Eine Vorreiterrolle nimmt diesbezüglich die Neue Stadt Feldbach mit dem Projekt „Schule der Zukunft“ ein. Ziel war und ist es, neben der umfassenden Sanierung und Neuorganisation des bestehenden Schulcampus in der Ringstraße auch ein neues pädagogisches Konzept einzuführen. 

Neue Unterrichtsformen (z.B. kooperatives Lernen, welches auf veränderte gesellschaftliche Anforderungen  vorbereitet) werden mit neuen, freieren Raumkonzepten kombiniert. Nachfolgend eine kurze Vorstellung des Projektes.

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Das Schulprojekt soll bis 2023 umgesetzt sein und hat ein Investitionsvolumen von € 24 Millionen, welches zu 50 Prozent vom Land Steiermark gefördert wird. Der Schulcampus wird eine Gesamtfläche von 17.500 m² haben.

Es werden die Volksschule mit 20 Klassen (500 Schüler), die Neue Mittelschule mit 22 Klassen (550 Schüler) und die Polytechnische Schule mit sechs Klassen (150 Schüler) Platz finden.

Fazit: Kein Patentrezept für New Work

New Work ist gekennzeichnet von einer Virtualisierung der Arbeitsmittel, Flexibilisierung und neuen Formen der Zusammenarbeit. Auch rücken die Bedürfnisse der Mitarbeiter verstärkt in den Fokus.

„Happy working people“ sind allerdings kein Selbstzweck, sondern im digitalen Zeitalter oft eine zentrale Bedingung für unternehmerischen Erfolg.

Für die Umsetzung von New Work in den betrieblichen Alltag gibt es kein allgemein gültiges Rezept. Jedes Unternehmen und jede Gemeinde muss seinen eigenen Weg in die Zukunft finden und die für sie passenden Maßnahmen umsetzen.

Titelbild: Foto: Proxyclick via Pexels

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